A LGPD vale para os dados dos meus funcionários?

10 de julho de 2026LGPD de Todos11 min de leitura

Vale: a LGPD alcança os dados de funcionários que passam pelo RH, e a boa notícia é que quase nada disso depende de autorização. Pagar salário, recolher encargos e guardar o atestado médico se apoiam em obrigação legal e no contrato de trabalho. Pedir assinatura do empregado para isso não protege ninguém: só troca uma base sólida por uma frágil.

O RH é o lugar onde a LGPD encosta mais fundo, porque ali estão os dados mais delicados que uma empresa guarda: documento, endereço, salário, conta bancária, dependentes, atestado. E é também onde circula a maior quantidade de conselho ruim, geralmente na forma de um termo de autorização genérico para o funcionário assinar na admissão. Este texto percorre o ciclo inteiro, da vaga ao desligamento, e mostra o que sustenta cada etapa. Quando a folha é processada fora, esses mesmos dados passam a circular entre duas empresas, e o texto sobre LGPD para escritório de contabilidade mostra quem responde pelo quê.

1. O termo de autorização que não resolve nada

É a prática mais difundida e uma das menos úteis: juntar ao contrato de trabalho um papel em que o empregado autoriza a empresa a tratar os dados dele. Na prática, esse papel costuma ser desnecessário para o que ele pretende cobrir e frágil para o que sobra.

Desnecessário porque a maior parte do que o RH faz já está sustentada por duas hipóteses que não dependem de ninguém autorizar nada. O Art. 7º, II cobre o cumprimento de obrigação legal ou regulatória: folha, encargos, registro de jornada, documentos obrigatórios. O Art. 7º, V cobre a execução do contrato: o próprio vínculo de trabalho é um contrato do qual o titular é parte.

Frágil porque o consentimento é justamente a base que a pessoa desliga quando quiser e cuja prova é sua. No emprego isso fica pior, porque quem assina é subordinado a quem pede, e uma autorização assinada nesse contexto é sempre discutível. A mecânica completa disso está em Preciso pedir consentimento para tudo na LGPD, e o caso mais duro dela, o do ponto biométrico, está em Posso usar biometria no ponto dos funcionários.

Isso não quer dizer que não exista papel nenhum a assinar. Existe, e é outro: o documento que informa a pessoa sobre o que a empresa trata, para quê, por quanto tempo e com quem compartilha. Informar é obrigação sua em qualquer base. Pedir permissão é que costuma ser o erro.

Repare na última linha, porque ela mostra o desenho certo. Existe sim um lugar para o consentimento no RH, e é exatamente onde a empresa quer algo que não precisa para trabalhar: usar a imagem da pessoa em divulgação. Ali a autorização é legítima, e ali ela é revogável mesmo, o que significa que a foto sai quando a pessoa pedir.

2. Currículo: quem se candidatou pediu

A pergunta "posso guardar currículo?" tem duas respostas, porque são dois momentos diferentes.

Enquanto a vaga corre, o caso é tranquilo. O Art. 7º, V fala em execução de contrato ou de procedimentos preliminares relacionados a contrato do qual seja parte o titular, a pedido do titular. Quem manda currículo para uma vaga está pedindo, e a triagem é procedimento preliminar. Não é preciso pedir autorização para ler o que a pessoa mandou para ser lido.

Encerrada a vaga, muda tudo. Manter o currículo em um banco de talentos é uma finalidade nova, e ela não estava no pedido original. Aqui a empresa precisa decidir conscientemente: ou pede consentimento para essa guarda, informando por quanto tempo, ou se apoia em legítimo interesse e faz a análise que essa base exige. O que não dá é seguir acumulando sem decidir, porque nesse caso não existe base nenhuma.

Vale notar o efeito prático de escolher consentimento aqui: a pessoa pode revogar, e revogar significa sair do banco. Se isso for operacionalmente impossível para você, escolher essa base é prometer o que não se cumpre.

E há um detalhe que quase ninguém trata: currículo costuma trazer dado que você não pediu e não devia guardar, como estado civil, idade, foto e às vezes informação de saúde. O princípio da necessidade do Art. 6º, III manda limitar o tratamento ao mínimo necessário, com dados proporcionais e não excessivos. Guardar o arquivo inteiro por anos, com tudo isso dentro, é acumular risco sem ganho.

3. Atestado e exame: sensível, e sem consentimento

Aqui está a informação que mais alivia quem administra RH sem estrutura jurídica. Atestado médico e exame ocupacional são dados sensíveis, porque são dados referentes à saúde. Mesmo assim, você não precisa de consentimento para tratá-los.

Abonar falta com atestado e cumprir as exigências de saúde ocupacional são obrigações da empresa. Como o tratamento do dado é indispensável para cumpri-las, a alínea "a" resolve, e resolve melhor do que qualquer autorização assinada: obrigação legal não é revogável, e consentimento é.

Duas cautelas, porém, e as duas estão na própria alínea. A primeira é a palavra indispensável, que é mais exigente do que "conveniente": ela cobre o que a obrigação realmente exige, e não tudo que o RH gostaria de arquivar. A segunda é que a dispensa de consentimento não dispensa nada além dela. Continua valendo o dever de informar, de guardar com segurança e de eliminar quando não for mais necessário, porque dado sensível mal guardado é o pior tipo de vazamento que uma empresa pode ter.

4. Até onde o RH precisa saber

Uma coisa é ter direito de tratar o atestado; outra é ter direito de saber tudo o que está escrito nele. Este raciocínio parte do princípio da necessidade, e é importante dizer isso com clareza, porque não estamos citando regra específica de sigilo médico aqui.

A finalidade do RH, quando recebe um atestado, é abonar a ausência e cumprir a obrigação trabalhista. Para isso, o que é pertinente e proporcional é saber que houve afastamento e qual o período. O detalhe clínico normalmente ultrapassa esse mínimo: ele não muda o abono e não é necessário para a folha.

Isso tem consequência prática simples e barata. Restrinja quem enxerga documento de saúde dentro da empresa, guarde esses arquivos separados do cadastro geral e evite que o diagnóstico circule em grupo de mensagens ou em conversa de corredor. Nada disso exige sistema novo, exige combinado.

O limite honesto deste trecho: a área de saúde e a de medicina do trabalho têm normas próprias de sigilo, que não foram examinadas para este texto. Elas podem impor deveres adicionais, e nunca menos do que o que está aqui.

5. Monitorar a equipe muda o cálculo

Registrar quem entrou e saiu é uma coisa; observar o que a pessoa faz durante o dia é outra bem diferente. A segunda muda o cálculo porque o tratamento passa a afetar direitos fundamentais de quem está em uma posição de subordinação.

Câmera, e-mail corporativo, sistema que registra atividade e leitor biométrico são situações distintas e cada uma tem a sua análise. Duas delas já estão destrinchadas aqui, com a norma na mão: a câmera em Câmera de segurança e LGPD, e o ponto biométrico em Posso usar biometria no ponto dos funcionários.

O que vale como regra geral para todas: monitoramento sem aviso prévio é o pior dos mundos. Ele fragiliza a base, contraria a transparência do Art. 6º, VI e transforma um problema de gestão em um problema jurídico. Avisar antes, dizer o que é observado e para quê, e limitar o alcance ao necessário resolve a maior parte do risco sem custo nenhum.

6. Quando a pessoa sai

Os dois extremos são erro: apagar tudo no desligamento e guardar tudo para sempre. O Art. 16 resolve isso de um jeito que costuma surpreender quem espera uma regra rígida.

Ou seja, a regra é eliminar, e a conservação é exceção autorizada quando a lei manda guardar. No emprego essa exceção é grande, porque a legislação trabalhista e previdenciária impõe guardas próprias, e porque a empresa pode precisar dos documentos para se defender. Apagar cedo demais não é conformidade: é ficar sem prova.

O caminho correto é o do meio, e ele cabe em uma página. Separe o que foi desligado em três grupos: o que a lei manda manter, o que serve para defesa em eventual discussão, e o que não serve para nada disso, como currículo antigo, foto de confraternização e acesso a sistema. Dê prazo escrito para os dois primeiros e elimine o terceiro. Os prazos concretos de guarda, com cada um conferido no texto da lei que o cria, estão em Por quanto tempo guardar os dados.

Uma última coisa que costuma ficar esquecida: desligamento também é hora de fechar acessos. A pessoa que saiu não deveria continuar entrando no sistema, no e-mail e no grupo de mensagens da equipe. Isso é medida de segurança na acepção do Art. 6º, VII, e é das mais baratas que existem.

7. Perguntas frequentes

Preciso da autorização do funcionário para tratar os dados dele?

Na maior parte do que o RH faz, não. Pagar salário, recolher encargos, registrar jornada e emitir documentos se apoiam no cumprimento de obrigação legal, do Art. 7º, II, e na execução do contrato de trabalho, do Art. 7º, V. Pedir autorização para isso não deixa a empresa mais protegida: cria uma base que a pessoa pode revogar a qualquer momento e cuja prova é sua, o que é pior do que a base sólida que você já tinha.

Posso guardar o currículo de quem não foi contratado?

Para aquela vaga, sim: quem se candidatou pediu, e o Art. 7º, V fala em procedimentos preliminares relacionados a contrato do qual seja parte o titular, a pedido do titular. Guardar depois, em um banco de talentos, é outra finalidade, que não estava no pedido original. Aí é preciso outra base, avisar a pessoa de forma clara e definir por quanto tempo o currículo fica, em vez de acumular para sempre.

Atestado médico é dado sensível? Preciso pedir consentimento?

É dado sensível, porque é dado referente à saúde, e mesmo assim não precisa de consentimento. O Art. 11, II, a permite o tratamento de dado sensível sem consentimento quando for indispensável para o cumprimento de obrigação legal ou regulatória pelo controlador, que é o caso de abonar falta e cumprir a legislação trabalhista. Pedir autorização aqui só cria uma base revogável para algo que você é obrigado a fazer de qualquer jeito.

O RH pode saber o diagnóstico do funcionário?

O que a lei impõe é o princípio da necessidade do Art. 6º, III, que limita o tratamento ao mínimo necessário e proíbe dados excessivos em relação à finalidade. A finalidade do RH é abonar a falta e cumprir a obrigação trabalhista, e para isso basta o afastamento e o período. O detalhe clínico normalmente ultrapassa esse mínimo. Este raciocínio parte da LGPD; regras próprias da área de saúde e do trabalho podem impor deveres adicionais de sigilo.

Quando alguém sai da empresa, apago tudo?

Não, e apagar cedo demais pode te deixar sem prova em processo trabalhista. O Art. 16 manda eliminar os dados após o término do tratamento, mas autoriza expressamente a conservação para cumprimento de obrigação legal ou regulatória. O caminho correto não é apagar tudo nem guardar tudo para sempre: é separar o que a lei manda manter, definir prazo escrito para cada grupo e eliminar o resto.

O que a LGPD exige do RH?

Quatro coisas, e nenhuma delas é assinatura. Primeiro, saber a base legal de cada uso: folha, encargos, eSocial e atestado se apoiam em obrigação legal e no contrato de trabalho, sem consentimento. Segundo, coletar só o necessário para cada finalidade, o que tira do formulário de admissão o que ninguém sabe explicar para que serve. Terceiro, guardar o que é sensível, como atestado e laudo, com acesso restrito a quem precisa, sem o diagnóstico circular pela empresa. Quarto, ter prazo de guarda e canal para o funcionário pedir acesso ou correção, porque ele é titular como qualquer cliente, durante e depois do contrato.

Fontes: Lei nº 13.709/2018 (LGPD), Arts. 6º, 7º, 11 e 16

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