Por quanto tempo guardar os dados do cliente? O que a lei realmente diz
A LGPD não fixa prazo nenhum, e as outras leis, na maioria das vezes, também não mandam guardar. O que elas dizem é até quando alguém pode cobrar você. O prazo de guarda é a decisão que você tira disso, e é justamente por ser uma decisão que ela precisa estar escrita, com a razão do lado.
Essa é a pergunta que trava a limpeza da base em toda empresa. De um lado o medo de apagar e precisar depois. Do outro, a sensação incômoda de que aquele arquivo com quinze anos de clientes não deveria estar ali. E o que se acha na internet piora: tabelas confiantes de "prazos que a lei manda guardar", com números que, quando você vai conferir no texto, não estão lá.
A versão curta
- A LGPD define o gatilho do descarte, não o número de anos. O número vem das outras leis.
- Guardar para sempre não é a saída segura: é infração e é risco. Dado guardado é dado que pode vazar.
- Aquelas leis não mandam guardar. Elas dizem até quando podem cobrar você, e a guarda se deduz disso.
- Descartar sem registrar é o mesmo que não ter descartado, porque não sobra prova de nada.
1. A LGPD não fixa prazo, e isso é de propósito
Procure na LGPD um artigo com o número de anos e você não vai achar. O que existe é um gatilho: o tratamento termina quando a finalidade foi alcançada ou quando os dados deixaram de ser necessários.
É o Art. 15, I. E o Art. 16 completa dizendo que os dados serão eliminados após o término do tratamento, autorizada a conservação em quatro situações. A primeira delas é a que interessa aqui: cumprimento de obrigação legal ou regulatória pelo controlador. Ou seja, a própria LGPD manda você olhar para fora dela.
Isso não é um buraco na lei, é uma escolha sensata. O prazo certo para a ficha de um paciente não é o mesmo da nota fiscal de um cafézinho, e nenhuma lista fechada daria conta de todo negócio do país. O custo dessa escolha é que a conta sobra para você, e é essa conta que o resto deste texto faz.
2. Guardar para sempre não é a saída segura
A saída mais comum, que é guardar tudo por precaução, é ela mesma uma infração. E, o que costuma convencer mais rápido, é também o que aumenta o tamanho do seu problema no dia do incidente.
Pelo lado jurídico: o Art. 15, I diz que o tratamento termina quando os dados deixam de ser necessários, o Art. 16 manda eliminar depois disso, e o princípio da necessidade, no Art. 6º, III, atravessa a lei inteira. Guardar sem motivo não é neutro.
Pelo lado prático, que costuma ser o argumento que vence a discussão interna: cada ano de base antiga que você mantém é mais gente para avisar quando algo vazar. A planilha com quinze anos de clientes não gera uma venda a mais e multiplica por três o número de titulares afetados em um incidente. Quem já leu o que a comunicação de incidente exige entende rápido por que isso importa.
3. O que as outras leis realmente dizem
Aqui está a virada do assunto: aquelas leis quase nunca mandam guardar. Elas dizem até quando alguém pode agir contra você. São coisas diferentes, e confundir as duas é a origem de quase toda tabela errada que circula por aí.
O exemplo mais claro é o do Código Tributário Nacional, o dispositivo mais citado errado do tema. O Art. 195, parágrafo único, manda conservar os livros e comprovantes "até que ocorra a prescrição dos créditos tributários decorrentes das operações a que se refiram". Repare: não há número ali. Os cinco anos que todo mundo repete vêm de outros dois artigos, o 173 e o 174, que dão cinco anos ao Fisco para constituir e para cobrar o crédito. A conclusão prática continua sendo cinco anos, mas ela é uma dedução, e não uma citação.
Erro comum
"O CTN manda guardar por cinco anos" é uma frase inventada. Ela soma dois artigos e apresenta a soma como se fosse texto de lei. Isso importa porque, quando alguém pergunta de onde veio o seu prazo, a resposta "está no CTN" não sobrevive a uma conferida. A resposta que sobrevive é: guardo enquanto o crédito puder ser cobrado, e esse prazo é de cinco anos pelos Arts. 173 e 174.O mesmo vale para a CLT. Os Arts. 11 e 74 não fixam prazo de guarda de documento nenhum. O Art. 11 fixa prescrição, e o Art. 74, na redação de 2019, trata de anotação de horário e registro de ponto sem dizer por quanto tempo conservar.
4. Quem pode cobrar você, e até quando
Estes são os prazos conferidos na fonte, um por um. Todos eles são prazos para alguém agir, e é deles que se deduz por quanto tempo vale a pena guardar a prova.
| Quem age | Prazo | Onde está, e de quando conta |
|---|---|---|
| Cliente, vício aparente | 30 ou 90 dias | CDC, Art. 26. Trinta dias para serviço e produto não durável, noventa para durável, contados da entrega ou do fim do serviço |
| Cliente, dano causado | 5 anos | CDC, Art. 27. Conta do conhecimento do dano e de sua autoria, e não da data da venda, o que na prática estica a janela |
| Cadastro negativo | 5 anos | CDC, Art. 43, § 1º. Não é prazo para agir: é proibição de manter informação negativa de período superior a cinco anos |
| Cobrança de dívida | 5 anos | Código Civil, Art. 206, § 5º, I, para dívida líquida constante de instrumento público ou particular |
| Reparação civil | 3 anos | Código Civil, Art. 206, § 3º, V. Fora das relações de consumo, que seguem o Art. 27 do CDC |
| Qualquer outra ação | 10 anos | Código Civil, Art. 205. É a regra geral, que só se aplica quando a lei não fixou prazo menor |
| Ex-funcionário | 5 anos, e 2 para agir | Constituição, Art. 7º, XXIX, repetido na CLT, Art. 11. Cinco anos de créditos cobráveis, até dois anos depois da saída |
| Fisco | 5 anos | CTN, Arts. 173 e 174, para constituir e para cobrar o crédito. A guarda vem do Art. 195, que aponta para esses prazos |
Alguns setores têm prazo próprio, muito mais longo, escrito em lei específica, e nesses casos a dedução acima nem chega a ser necessária. É o caso do prontuário do paciente, que tem guarda mínima de vinte anos a partir do último registro: o texto sobre LGPD para clínicas e consultórios mostra de onde vem esse prazo e o que fazer no dia em que ele vence.
5. Como transformar isso em um prazo escrito
A regra prática é curta: para cada conjunto de dados, o prazo é o maior prazo aplicável, contado do evento certo, escrito com a razão do lado. As três partes importam, e a terceira é a que quase todo mundo pula.
Essa tabela escrita é o que o mercado chama de política de retenção de dados. O nome assusta mais do que a coisa: retenção é só o tempo que o dado fica, e a política é a folha que registra esse tempo, o marco de contagem e o motivo, conjunto por conjunto.
O maior prazo aplicável resolve a sobreposição. O cadastro de um cliente que comprou pode ser alcançado ao mesmo tempo pelo Fisco e pelo Código de Defesa do Consumidor, então vale o mais longo dos dois. Não existe prazo por tipo de arquivo, existe prazo por situação.
O evento certo é o que mais gera confusão. Cinco anos contados de quando? Da venda, do fim do contrato, do último atendimento? Escolha um marco que você consiga identificar no seu sistema, porque um prazo que ninguém sabe medir não é um prazo, é uma intenção.
E a razão do lado é o que transforma isso em prova. "Cadastro de clientes: cinco anos após a última compra, pelo Art. 27 do CDC" é uma frase que se defende sozinha. "Cinco anos" sem mais nada obriga você a reconstruir o raciocínio dois anos depois, na frente de quem perguntou.
| O dado | Prazo sugerido | De onde ele vem |
|---|---|---|
| Cadastro de cliente | 5 anos | Da lei: prescrição do Art. 27 do CDC, contada da última compra, que é o marco mais fácil de medir |
| Nota fiscal e fiscal | 5 anos | Da lei: CTN, Arts. 173 e 174, pelo caminho do Art. 195. Confira se o seu estado exige mais |
| Ficha do funcionário | 2 anos após a saída | Da lei: Art. 7º, XXIX da Constituição. Nesse período o que importa são os documentos dos cinco anos finais |
| Currículo recebido | 6 meses | Decisão nossa: nenhuma lei fixa prazo. Seis meses cobre um novo processo seletivo sem virar banco de talentos eterno |
| Imagem de câmera | 30 dias | Decisão nossa: nenhuma lei fixa prazo. Trinta dias é o suficiente para alguém perceber e reclamar de um incidente |
| Registro de incidente | 5 anos | Da lei: Art. 10 do Regulamento de Comunicação de Incidente, inclusive para o incidente que você decidiu não comunicar |
Repare na coluna da direita. Metade das linhas vem de lei e metade é decisão. Isso não é fraqueza da tabela, é o desenho dela: quando o prazo é uma escolha sua, dizer isso em voz alta é o que permite defendê-la. Prazo apresentado como lei que não é lei cai na primeira pergunta.
6. Os três casos que confundem todo mundo
Três detalhes fazem a conta dar diferente do esperado, e os três estão no texto das leis conferidas acima.
O prazo do CDC não conta da venda. O Art. 27 diz que os cinco anos contam "a partir do conhecimento do dano e de sua autoria". Como esse momento pode acontecer bem depois da compra, não existe uma data limpa para marcar no calendário. Por isso a sugestão prática de contar da última compra é uma aproximação razoável, e não uma leitura literal do artigo.
Vício oculto tem contagem própria. O Art. 26, § 3º diz que, no vício oculto, o prazo decadencial começa "no momento em que ficar evidenciado o defeito". Trinta ou noventa dias contados de um defeito que apareceu três anos depois é uma janela bem diferente da que parece à primeira vista.
O ex-funcionário tem duas contas ao mesmo tempo. Ele tem dois anos após a saída para entrar com a ação, e dentro dela pode cobrar créditos dos últimos cinco anos. Então o que fecha a janela é o prazo de dois anos, e o que define quais documentos importam nesse período é o de cinco. Uma coisa não substitui a outra. O resto do que a LGPD pede sobre quem trabalha com você, da admissão à saída, está em a LGPD vale para os dados dos meus funcionários?
Obrigação
A redação antiga da Constituição ainda circula. O Art. 7º, XXIX teve a redação alterada pela Emenda Constitucional 28, de 2000, e a versão vigente não distingue mais trabalhador urbano de rural. A redação originária, que distinguia, continua aparecendo em material desatualizado. Se você encontrar um texto que dá prazos diferentes para urbano e rural, ele está citando algo revogado há mais de vinte anos.7. Descartar é um ato, e ele precisa de registro
Apagar sem registrar é indistinguível de nunca ter tido o dado. E no dia em que alguém perguntar, é justamente a prova de que você cumpriu o próprio prazo que faz falta.
Não é preciso nada elaborado. Quatro informações resolvem: o que foi eliminado, quando, com que fundamento e quem executou. É a mesma lógica da prestação de contas do Art. 6º, X, que é o que separa ter uma política de conseguir demonstrar que ela foi seguida, e é o assunto de como comprovar que a sua empresa está se adequando.
Três armadilhas de execução, que aparecem sempre:
- o backup. Apagar da base e manter no backup por mais três anos é manter o dado. O prazo precisa alcançar as cópias, ou a política precisa dizer, de forma honesta, em quanto tempo o backup expira sozinho
- a planilha que alguém baixou. A exportação que foi para o computador de um funcionário não some quando você limpa o sistema. É por isso que o registro de operações lista onde o dado vive, e não só que ele existe
- a anonimização como alternativa. O Art. 16, IV permite conservar para uso exclusivo do controlador, vedado o acesso por terceiro, desde que anonimizados. Se o que interessa é o número, e não a pessoa, esse é o caminho: você mantém a estatística e sai do alcance da lei
Onde escrever tudo isso: no registro das operações de tratamento, que tem campo de prazo de guarda justamente para isso, e cujo formato simplificado está em RoPA para pequena empresa.
8. Perguntas frequentes
Por quanto tempo a LGPD manda guardar os dados?
Por nenhum tempo específico. A LGPD não fixa prazo em lugar nenhum. O que ela diz, no Art. 15, é que o tratamento termina quando a finalidade foi alcançada ou quando os dados deixaram de ser necessários, e, no Art. 16, que os dados devem ser eliminados após o término, com quatro exceções, entre elas o cumprimento de obrigação legal ou regulatória. Ou seja, a lei define o gatilho e deixa o número para você calcular a partir das outras leis que se aplicam ao seu negócio.
Posso guardar tudo para sempre, por segurança?
Não, e essa é a resposta que costuma surpreender. Guardar sem necessidade é justamente o que o Art. 15, I e o Art. 16 proíbem, e contraria o princípio da necessidade do Art. 6º, III. Além do risco jurídico, tem o prático: dado guardado é dado que pode vazar. A base de clientes de dez anos atrás não gera receita nenhuma e aumenta o tamanho do problema no dia do incidente.
De onde vem o prazo de cinco anos que todo mundo cita?
De vários lugares diferentes, e nenhum deles diz guarde por cinco anos. O Art. 27 do Código de Defesa do Consumidor dá cinco anos para o consumidor pedir reparação por fato do produto ou do serviço. O Art. 43, § 1º proíbe cadastro com informação negativa de período superior a cinco anos. No Código Tributário Nacional, os Arts. 173 e 174 dão cinco anos ao Fisco para constituir e para cobrar o crédito. São prazos para alguém agir contra você, e é disso que se deduz por quanto tempo vale a pena guardar a prova.
Por quanto tempo guardo os dados de um ex-funcionário?
O parâmetro é o Art. 7º, XXIX da Constituição, repetido no Art. 11 da CLT: a pretensão prescreve em cinco anos, até o limite de dois anos após a extinção do contrato. Traduzindo, ele tem dois anos para entrar com a ação depois de sair, e nela pode cobrar créditos dos últimos cinco anos. Então a janela de risco se fecha dois anos após o desligamento, e o que importa nesse período são os documentos dos cinco anos finais do contrato.
Preciso registrar quando apago os dados?
Precisa, se quiser que o descarte conte a seu favor. Apagar sem registro é indistinguível de nunca ter tido o dado, e no dia em que alguém perguntar você não terá como mostrar que cumpriu o próprio prazo. O registro é simples: o que foi eliminado, quando, com que fundamento e quem executou. É o mesmo raciocínio da prestação de contas do Art. 6º, X, que é o que transforma decisão em prova.
O que diz a LGPD sobre armazenamento de dados?
Três coisas, em artigos diferentes. O Art. 15 diz quando o tratamento termina: quando a finalidade foi alcançada, quando os dados deixaram de ser necessários, quando o prazo acabou, quando o titular revoga o consentimento ou quando a ANPD determina. O Art. 16 manda eliminar depois disso e abre quatro exceções, entre elas cumprir obrigação legal. E o Art. 46 manda guardar com medidas de segurança contra acesso indevido, perda e vazamento enquanto o dado existir. Somados, dizem que armazenar não é neutro: todo dado guardado precisa de um motivo, de um prazo e de proteção.
Fontes: Lei nº 13.709/2018 (LGPD), Arts. 6º, 15 e 16 · Lei nº 8.078/1990 (CDC), Arts. 26, 27 e 43 · Lei nº 10.406/2002 (Código Civil), Arts. 205 e 206 · Lei nº 5.172/1966 (CTN), Arts. 173, 174 e 195 · Decreto-Lei nº 5.452/1943 (CLT), Arts. 11 e 74
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